Kā organizēt pasākumu?
Ja jums jau ir pieredze kāda pasākuma organizēšanā, jūs noteikti zināt, ka vienmēr viss nenorit pēc plāna un nākas saskarties ar dažādiem izaicinājumiem. Lai gan ārēji ir jāizskatās mierīgam, taču patiesībā cītīgi tiek prātots, kā novadīt pasākumu pēc plāna. Tomēr nevienam par to nevajadzētu zināt. Tas ir ļoti svarīgs noteikums. Pasākuma organizēšana nav vienkāršs uzdevums, taču tas nav neiespējams un noteikti ir tā vērts.
Definējiet mērķi un formātu
Šķiet diezgan pašsaprotami, taču šim jautājumam ir vērts pievērsties kritiski. Formulējiet savu mērķi pēc iespējas precīzāk: vai vēlaties nodot zināšanas dalībniekiem, izteikt pateicību partneriem, piesaistīt līdzekļus kādam projektam vai piedāvāt viesiem estētisku baudījumu? No atbildes būs atkarīgs pasākuma formāts – tā koncepcija, laiks un ilgums, lomu sadalījums, telpas vai vietas iekārtojums, ēdināšana un mūzikas pavadījums.
Centieties neiestrēgt tradicionālajos formātos. Apskatiet arī tādas modernas iespējas kā tematiskas vēlās brokastis, tiešsaistes vai brīvdabas pasākums. Svarīgi ir tas, vai jūsu formāts palīdz sasniegt pasākuma mērķi.
Pievērsiet pietiekami daudz uzmanības plānošanai
Plānošanā jāiekļauj loģistika, saturs un pasākuma reklamēšana. Izveidojiet visai komandai pieejamu dokumentu, kurā katrs dalībnieks var redzēt citu uzdevumus un kopējo plānu.
Vispirms sagatavojiet galveno uzdevumu sarakstu un pēc tam aprakstiet tos iespējami detalizētāk konkrētu veicamu darbību veidā. Plānā svarīgi norādīt laika grafiku – termiņu, kas atvēlēts uzdevuma izpildei. Šis moments bieži tiek novērtēts par zemu, tādēļ gatavošanās notiek lēnāk, nekā tika paredzēts.
Sastādiet budžetu, ņemot vērā neparedzamas situācijas
Apskatiet uzdevumu sarakstu un atspoguļojiet to savā budžetā. Tāpat ir vērts padomāt par finanšu rezervi neparedzamu situāciju gadījumā. Piemēram, brīvdabas pasākuma dienā var sākt līt lietus un nāksies nekavējoties mainīt vietu un transportēt visu aprīkojumu un mēbeles.
Par šādiem neparedzētiem apstākļiem labāk ir padomāt laikus un būt ar finansiālu nodrošinājumu. Viens no risinājumiem var būt arī liela tirdzniecības telts no Tonro.lv, kurā var ietilpt liels skaits cilvēku, jo tā ir vairākus metrus gara.
Samaziniet laiku, kas tiek veltīts administratīviem darbiem, izmantojot profesionālu palīdzību, lai tiktu galā ar ielūgumiem, vietas organizāciju u.c., tā ietaupot savu laiku.
